Lean Lab + Digitalización = Smart Lab
El concepto “Lean Laboratory” representa la extensión de las metodologías de mejora Lean Manufacturing al entorno de los laboratorios de análisis con el objetivo principal de aumentar la productividad. Si a esto le unimos soluciones tecnológicas para digitalizar y automatizar los procesos el resultado es el Smart Lab.
Lean Lab y productividad
La metodología Lean Lab se suele aplicar a laboratorios de control de calidad, en los que el grado de estandarización es elevado, así como la exigencia en términos de productividad.
Es habitual en el contexto de laboratorios de control que dan servicio a plantas productivas, la medida de indicadores de productividad para poder gestionar adecuadamente los recursos con respecto a la demanda de clientes internos y externos.
En el caso de laboratorios de control del sector farmacéutico, el reto es doble: verificar la calidad de un nº muy elevado de muestras con un nivel de cumplimiento GMP estricto. Productividad y calidad de resultados, contrapuestos en muchas ocasiones, pero que se deben gestionar en un equilibrio no siempre fácil.
Reducir los niveles de cumplimiento GMP en un laboratorio de control Farma no es una opción ya que puede comportar consecuencias de coste mucho mayor del ahorro que se pretende conseguir: retiradas de mercado, pérdida de reputación, planes de remediación costosos etc
Es por ello por lo que, en ocasiones, lo que se resiente es la productividad dando lugar a retrasos en las entregas de resultados con el consiguiente aumento de stocks, tensión de la cadena de suministro, desabastecimiento del mercado. Este es un tema sensible actualmente en la sociedad debido a la COVID.
Proyecto Lean Lab. Un caso real.
En un proyecto Lean Labs que hemos realizado recientemente hemos tenido ocasión de evaluar en detalle los procesos de un laboratorio de grandes dimensiones (> 150 personas) y con un volumen de muestras elevado (> 800 /mes en promedio). Hay que tener en cuenta que cada muestra puede generar 10 o 15 test complejos diferentes. El indicador principal de productividad del laboratorio expresado en “% muestras entregadas a tiempo” no llega al 50% para ninguno de los tipos de muestras analizados.
Un estudio detallado de los procesos del laboratorio con la herramienta “Value Stream Map” puso de relieve los tiempos dedicados a actividades NVA. Estas son las que no aportan valor añadido al producto (en el caso de un laboratorio, el resultado analítico).
En la imagen se pueden ver las categorías de actividades NVA según Lean.
El análisis detallado de los procesos destacaba tres de esas categorías que agrupaban más del 80% del tiempo invertido sin valor añadido:
Movimiento (tiempo):
Todo está en papel y hay que desplazarse al archivo, a la impresora, a buscar la libreta de laboratorio que necesitan como fuente de información diferentes analistas.
Consultas al supervisor por falta de estandarización y claridad en los procedimientos….
Tiempo de espera (actividad se para)
Cuellos de botella por stock de materiales mal gestionado: material de vidrio, métodos en papel, colas de impresora, almacén de muestras…
Sobreprocesamiento (no Right First Time)
Crear el método HPLC de nuevo al menos una vez al mes porque el sistema así lo requiere por no estar conectado al servidor (terminal stand alone), revisión del método en el HPLC por varias personas por si la primera ha cometido un error, cálculos manuales que dan lugar a errores….
Hacia el Smart Lab
Analizadas las causas de las ineficiencias se pone de manifiesto que la propuesta de acciones de mejora pasa por:
ESTANDARIZAR
DIGITALIZAR
AUTOMATIZAR
Algunos ejemplos:
- Terminales LIMS en el laboratorio disponibles para todo el personal.
- Libreta de laboratorio electrónica
- Etiquetas/lectores código barras
- Conexión a servidor de equipos HPLC standalone y sistema de gestión centralizado
- Conexión HPLC-LIMS: Envío de datos directo sin intermedio EXCEL. Cálculos automatizados.
- Conexión de otros instrumentos al LIMS.
La implementación de estas medidas impacta en una mejora de los indicadores de productividad superior al 60%. Además, esta conversión digital en el laboratorio también mejora en gran medida la integridad de datos al evitar las transcripciones manuales, los errores en los cálculos realizados fuera del sistema etc
En conclusión, un diseño Lean de los procesos en el laboratorio, acompañado de la introducción de las herramientas que permitan digitalizar y automatizar sobre todo en los procesos de gestión de la información, permite aumentar tanto en términos de productividad como en capacidad de demostrar la integridad de los datos.
La conectividad, la gestión centralizada de la información y el acceso a la misma desde todo tipo de dispositivos móviles marcarán en los próximos años la diferencia.
